El plan de capacitación. Sus fases e indicadores de gestión
Publicado de L.A. Ma. del Pilar Ruiz Sandoval en Capacitación y desarrollo de talento · 28 Marzo 2023
El plan de capacitación y las fases que lo integran
Un plan de capacitación típicamente tiene las siguientes fases:
- Análisis de necesidades e inventario de capacidades: En esta fase se realiza una evaluación de las habilidades y conocimientos actuales de los colaboradores para identificar las áreas en las que se requiere capacitación. Se pueden utilizar encuestas, entrevistas o evaluaciones de desempeño para recopilar información.
- Diseño del plan: Una vez identificadas las necesidades de capacitación, se diseña el plan de capacitación en sí. Esto implica la definición de los objetivos de aprendizaje, la elección de los métodos y recursos de capacitación y la elaboración de un calendario de capacitación.
- Implementación: Durante esta fase, se lleva a cabo la capacitación real, que puede incluir actividades como talleres, seminarios, cursos en línea, tutorías, entre otros. También se pueden asignar tareas y proyectos para aplicar los conocimientos adquiridos.
- Evaluación: Después de la capacitación, se realiza una evaluación para medir el impacto de la capacitación en los colaboradores y en la empresa. Se pueden realizar encuestas de satisfacción, pruebas de conocimiento y observaciones en el trabajo para evaluar si se alcanzaron los objetivos de aprendizaje y si la capacitación tuvo algún efecto en el desempeño del trabajador.
- Seguimiento: Por último, se realiza un seguimiento para asegurarse de que los colaboradores continúen aplicando lo que aprendieron durante la capacitación y para hacer ajustes al plan de capacitación según sea necesario. Esto puede incluir reuniones individuales con los trabajadores, la creación de un programa de mentoría o la oferta de oportunidades de desarrollo continuo.
¿Quién debe elaborar el plan de capacitación de una empresa?
La elaboración del plan de capacitación de una empresa puede ser responsabilidad de varios departamentos o personas, dependiendo del tamaño y estructura de la empresa. Algunos de los actores directamente involucrados casi siempre son:
- Área de Capital Humano: El área de Capital Humano suele ser el encargado de la capacitación en muchas empresas. Este departamento puede realizar el análisis de necesidades, diseñar el plan de capacitación, implementarlo, evaluar los resultados y realizar el seguimiento.
- Gerentes de línea: Los gerentes de línea también pueden ser responsables de la capacitación de su equipo. Pueden identificar las necesidades de capacitación de sus colaboradores y coparticipar con el departamento de Capital Humano para diseñar y ejecutar el plan de capacitación.
- Consultores externos: Las empresas también pueden contratar a consultores externos especializados en capacitación para ayudar en la elaboración y/o ejecución del plan de capacitación. Estos consultores pueden aportar conocimientos y experiencia adicionales y ofrecer soluciones personalizadas para las necesidades específicas de la empresa.
No hay una única persona o departamento que deba encargarse de la elaboración del plan de capacitación de una empresa. Lo importante es que se identifiquen las necesidades de capacitación, se diseñe un plan acorde y se realice una implementación y evaluación efectivas para asegurar el éxito del programa.
¿Qué KPI's pueden utilizarse para gestionar un programa de capacitación?
Los KPI (Key Performance Indicators) son métricas que ayudan a medir el rendimiento de una empresa o de un programa. En el caso de la gestión de un programa de capacitación, algunos KPI's que se pueden utilizar son:
- Tasa de finalización: Es la proporción de participantes que completan el programa de capacitación en su totalidad. Este KPI es importante porque indica el nivel de compromiso de los colaboradores con la capacitación.
- Retención de conocimientos: Es la medida de cuánto retienen los paricipantes de lo que se les enseñó en el programa de capacitación. Esto se puede medir mediante pruebas antes y después del programa o a través de la observación en el lugar de trabajo.
- Evaluación de la calidad: Este KPI se puede medir a través de encuestas de satisfacción de los participantes y evaluaciones de los instructores. La retroalimentación positiva indica que el programa fue efectivo y valioso.
- Impacto en el desempeño: Se puede medir mediante la comparación del desempeño de los colaboradores antes y después del programa de capacitación. Si los trabajadores mejoran en sus habilidades y conocimientos después de la capacitación, esto indica que el programa tuvo un impacto positivo en el desempeño.
- Retorno de la inversión (ROI): Este KPI mide el valor financiero del programa de capacitación en relación con el costo del mismo. El ROI se calcula dividiendo el valor de los beneficios obtenidos por la inversión en el programa. Si el ROI es alto, esto indica que el programa de capacitación fue una inversión rentable para la empresa.
Estos son solo algunos ejemplos de KPI's que se pueden utilizar para gestionar un programa de capacitación. Es importante elegir los KPI's adecuados según los objetivos específicos del programa y medirlos regularmente para evaluar el éxito del plan de capacitación y hacer ajustes si es necesario.
